Muhasebe Kayıtlarında Tutarlılık Denetimi Nasıl Yapılır?
Muhasebe kayıtlarında tutarlılık, yalnızca rakamların doğru olması değil; bu rakamların birbirini desteklemesi, aynı mantıkla ilerlemesi ve zaman içinde çelişki üretmemesi anlamına gelir. Tutarlılık denetimi yapılmadığında, teknik olarak doğru görünen kayıtlar bile vergi incelemelerinde riskli hale gelebilir. Bu nedenle tutarlılık denetimi, muhasebenin sessiz ama en kritik kontrol katmanlarından biridir.
Tutarlılık denetiminin ilk adımı, kayıt–belge uyumunun kontrol edilmesidir. Muhasebe fişlerinde yer alan her tutarın, dayandığı belgeyle uyumlu olması gerekir. Fatura tarihi, belge tutarı, KDV oranı ve karşı taraf bilgileri birebir örtüşmelidir. Belgede doğru olan bir bilginin kayda yanlış yansıması, tutarsızlığın en temel biçimidir.
İkinci adım, hesaplar arası mantık kontrolüdür. Gelir ve gider hesapları, KDV hesapları, banka ve kasa hareketleri birbirini desteklemelidir. Örneğin banka hesabında görünen bir tahsilatın, gelir veya alacak kapatma kaydıyla eşleşmemesi tutarsızlıktır. Aynı şekilde KDV beyannamesinde beyan edilen tutarlarla defter kayıtlarının uyumlu olması gerekir. Rakamlar tutuyor gibi görünse bile, akış mantığı bozuksa risk devam eder.
Tutarlılık denetiminin önemli bir parçası, dönemsellik kontrolüdür. Gelir ve giderlerin doğru döneme kaydedilip kaydedilmediği, özellikle KDV ve geçici vergi açısından kritik önemdedir. Bir işlemin faturası bir döneme, kaydı başka bir döneme aitse; bu durum tutarlılık sorunu yaratır. Dönemler arası kaymalar, küçük görünse de incelemelerde sıkça sorgulanır.
Bir diğer kontrol alanı, zaman içi karşılaştırmalardır. Aynı işletmenin önceki dönemleriyle yapılan karşılaştırmalar, tutarsızlıkları görünür kılar. Ciro, gider oranları, KDV yükü veya brüt kâr marjındaki ani ve açıklanamayan değişimler; kayıt hatası ya da eksik bilgi ihtimalini gündeme getirir. Bu tür sapmalar mutlaka açıklanabilir olmalıdır.
Mükerrer ve eksik kayıt kontrolleri de tutarlılık denetiminin temel unsurlarındandır. Aynı belgenin iki kez kaydedilmesi ya da bazı belgelerin tamamen atlanması, defter bütünlüğünü bozar. E-belge listeleri ile defter kayıtlarının düzenli karşılaştırılması, bu riskin erken yakalanmasını sağlar.
Tutarlılık denetiminde sıklıkla ihmal edilen bir alan, açıklama kalitesidir. Kayıt açıklamaları genel, belirsiz veya standart ifadelerden oluşuyorsa; kayıtlar arası ilişkiyi takip etmek zorlaşır. Açıklama ile işlemin içeriği örtüşmüyorsa, bu da tutarsızlık göstergesi olarak değerlendirilir.
Bu denetimin sağlıklı yapılabilmesi için rutin ve yazılı kontrol adımları gerekir. Ay sonu kontrolleri, beyanname öncesi son kontroller ve dönem kapanış kontrolleri; tutarlılık denetiminin doğal duraklarıdır. Bu kontrollerin kişiye bağlı değil, sürece bağlı olması; tutarlılığı sürdürülebilir kılar.
Sonuç olarak muhasebe kayıtlarında tutarlılık denetimi, hata aramak için değil; sistemin sağlıklı çalışıp çalışmadığını görmek için yapılır. Tutarlılık bozulduğunda, hata her zaman rakamlarda değil; süreçte saklıdır. Sessiz ama düzenli yapılan bu denetim, muhasebeyi yalnızca doğru değil, aynı zamanda güvenilir ve savunulabilir hale getirir.