Vergi İncelemelerinde En Çok Sorulan Sorular

Vergi incelemesi, birçok mükellef için “belirsizlik” hissi yaratır. Oysa doğru hazırlık, doğru dosyalama ve net yanıtlarla süreç yönetilebilir hale gelir. İnceleme sırasında sorulan soruların büyük kısmı, karmaşık teknik tartışmalardan çok kayıtların mantığı, belgelerin tutarlılığı ve işlemlerin gerçeğe uygunluğu etrafında şekillenir. Bu yazıda vergi incelemelerinde en sık yöneltilen soruları, neden sorulduklarını ve nasıl yaklaşılması gerektiğini pratik bir çerçevede ele alıyoruz.

1) “Bu işlemin dayanağı nedir? (Sözleşme, yazışma, teklif, sipariş…)”

İnceleme elemanının ilk refleksi, işlemin gerçek bir ticari ilişkiye dayanıp dayanmadığını anlamaktır. Fatura tek başına yeterli görülmeyebilir. Sözleşme, sipariş formu, teklif-mail zinciri, sevk irsaliyesi, teslim tutanağı gibi belgeler sürecin “hikâyesini” tamamlar.

İpucu: Her önemli işlem için “işlem dosyası” mantığı kurun: fatura + ödeme + teslim + sözleşme/teklif.

2) “Mal/hizmet gerçekten teslim edildi mi?”

Özellikle ticari mal hareketlerinde ve hizmet alımlarında en çok aranan unsur, teslim/ifanın izidir. Depo kayıtları, irsaliye, taşıma belgesi, proje teslim çıktıları, hizmet raporları bu noktada belirleyicidir.

Risk alanı: Hizmet faturalarında “genel açıklama” ile kesilen belgeler. İnceleme, hizmetin kapsamını somutlaştırmanızı ister.

3) “Ödeme nasıl yapıldı? Banka kaydı var mı?”

Nakit akışının izi, incelemenin en güçlü kanıt setidir. Banka dekontları, hesap hareketleri, tahsilat makbuzları ve cari mutabakatlar sıkça talep edilir. Amaç, işlemin finansal karşılığının gerçek olup olmadığını teyit etmektir.

İpucu: Banka açıklamalarını düzenli ve anlaşılır tutun. “Ödeme” yerine fatura/işlem referansı yazmak fark yaratır.

4) “Bu giderin işle ilgisi nedir?”

Gider yazılan kalemlerde en kritik soru budur. İnceleme, giderin ticari kazancın elde edilmesiyle bağlantısını arar. Temsil-ağırlama, araç giderleri, iletişim, seyahat ve danışmanlık gibi kalemler daha fazla mercek altına alınır.

Doğru yaklaşım: Giderin iş gerekçesini (hangi iş için, hangi müşteri/proje, hangi dönemde) belgelemek.

5) “KDV indiriminin gerekçesi ve belgesi nedir?”

KDV incelemelerinde; indirilecek KDV’nin fatura/benzeri belgeyle tevsiki, belgenin şekli şartları, dönem uyumu ve karşı tarafın durumu sık gündeme gelir. İade süreçlerinde bu sorular daha da yoğunlaşır.

İpucu: KDV açısından “dönem uyumu” kontrolü rutin olmalı: fatura tarihi–kayıt dönemi–beyan dönemi.

6) “Stoklar fiili duruma uygun mu?”

Stokların kayıtlardaki miktar ve değerle fiili durumunun tutarlılığı kontrol edilir. Sayım tutanakları, depo giriş-çıkış kayıtları, fire/iskarta belgeleri ve maliyet hesapları istenebilir.

Risk alanı: Yetersiz sayım disiplini. Düzenli sayım tutanağı, incelemede en sakinleştirici belgedir.

7) “Cari hesaplar neden bu kadar açık/veriyor? Mutabakat var mı?”

Cari hesaplar; ilişkilerin, tahsilat risklerinin ve olası örtülü işlemlerin görüldüğü alandır. İnceleme, özellikle uzun süre kapatılmayan bakiyeleri ve grup içi işlemleri sorar.

İpucu: Dönem sonlarında cari mutabakat süreçlerini belgelendirin; fark varsa nedenini yazılı hale getirin.

8) “Bu firmanız/tedarikçiniz kim? Ticari ilişki nasıl başladı?”

İncelemeler, karşı tarafın gerçek bir ticari aktör olup olmadığını da sorgular. Firma araştırması, ticaret sicil bilgileri, faaliyet konusu uyumu ve iş akışındaki mantık önem kazanır.

İpucu: Yeni tedarikçi/müşteri açılışında temel “tanıma” dosyası tutmak (ticaret sicil, vergi levhası, imza sirküleri, faaliyet bilgisi) ileride işinizi kolaylaştırır.

9) “İşlemin fiyatı piyasa koşullarına uygun mu?”

Özellikle ilişkili taraf işlemleri, alış-satış fiyatları, emsal kıyaslamaları ve yüksek tutarlı hizmet alımlarında fiyatın makuliyeti sorgulanır. Amaç, örtülü kazanç aktarımı veya gerçeğe aykırı bedel şüphesini değerlendirmektir.

Doğru yaklaşım: Emsal karşılaştırma, teklif dosyaları, fiyat listeleri ve gerekçeli yönetim kararları.

10) “Personel giderleri ve bordrolar tutarlı mı?”

Ücret bordroları, SGK bildirgeleri, banka ödeme listeleri ve iş sözleşmeleri birbiriyle uyumlu olmalıdır. Fazla mesai, prim, yol-yemek gibi kalemler de sorulabilir.

İpucu: Bordro–banka–SGK üçlüsünü dönemsel kontrol listesiyle doğrulayın.

11) “Amortismanlar ve duran varlık kayıtları doğru mu?”

Duran varlıkların alım belgeleri, aktife giriş tarihleri, amortisman oranları ve satış/elden çıkarma kayıtları incelenir. Yanlış oran veya yanlış başlangıç tarihi, teknik bir hata gibi görünse de vergi etkisi doğurur.

İpucu: Duran varlık kartlarını (alım belgesi, kullanım yeri, tarih, oran) standart hale getirin.

12) “E-defter/e-fatura kayıtları zamanında ve bütün mü?”

Dijital kayıtların zamanında oluşturulup oluşturulmadığı, berat yüklemeleri, kayıt bütünlüğü, yedekleme ve saklama düzeni gündeme gelir. Teknik “başarılı yükleme” tek başına yetmez; süreç disiplinini göstermek gerekir.

İpucu: Berat takvimi + yedekleme prosedürü + erişim yetkileri bir arada yönetilmeli.

Vergi İncelemesine Yaklaşım: Sessiz Güç, Net Etki

Vergi incelemesinde başarılı sonuç; hızlı cevap vermekten çok, doğru belgeyle, tutarlı kayıtla, sakin bir dosya düzeniyle gelir. İnceleme elemanının aradığı şey genellikle şudur: “Bu işlem mantıklı mı, belgeli mi, izlenebilir mi?” Bu üç soruya net yanıt verebilen işletmeler, süreci daha az maliyetle ve daha az stresle yönetir.

Pratik hazırlık listesi

• Her önemli işlem için: dayanak + teslim/ifa + ödeme üçlüsünü dosyalayın

• Dönem sonlarında: cari mutabakat + stok sayımı + KDV dönem uyumu kontrolü yapın

• Hizmet faturalarında: kapsamı somutlaştıran rapor/teslim çıktısı üretin

• Dijital tarafta: berat takvimi, yedekleme ve erişim yetkileri yazılı prosedüre bağlayın

Sonuç olarak vergi incelemelerinde sorular sürpriz değildir. Sürpriz olan, çoğu zaman işletmenin kendi kayıt düzeninde bıraktığı boşluklardır. Finansal güvenlik, burada da kendini gösterir: Dışarıdan bakıldığında görünmeyen ama gerektiğinde bütün resmi netleştiren bir hazırlık disiplini.